Quản lý sản phẩm nâng cao tiêu chuẩn: Nắm vững các chiến lược giao tiếp cùng Kabir Bedi

Tại Amazon Ads, giao tiếp hiệu quả không chỉ là một kỹ năng mà còn là nền tảng đạt được thành công đối với các quản lý sản phẩm kỹ thuật (PMT). Trong khuôn khổ loạt bài "Quản lý sản phẩm nâng cao tiêu chuẩn" của chúng tôi, bài viết này sẽ xem xét tầm quan trọng của giao tiếp trong vai trò của PMT. Bài viết cung cấp những hiểu biết sâu sắc từ Kabir Bedi, Quản lý cấp cao của PMT với 11 năm kinh nghiệm đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau tại Amazon, trong đó có ba năm tại Amazon Ads.

“Trong vai trò là quản lý sản phẩm, chúng tôi thường xuyên giao tiếp với nhiều bên liên quan khác nhau. Tôi có thể nói rằng chúng tôi giao tiếp thường xuyên hơn cả thời gian ngủ trong suốt cuộc đời”, Kabir bông đùa. Ông lập luận rằng đối với các PMT tại các công ty công nghệ, giao tiếp thậm chí còn quan trọng hơn do phạm vi ảnh hưởng rộng lớn mà họ cần điều hướng.

"Các PMT giao tiếp trên một phạm vi rất rộng - với lãnh đạo cấp trên, với các bên liên quan ngang cấp, với nhóm kỹ sư và thiết kế của riêng họ, với các PMT khác trong hoặc ngoài nhóm của họ, và cả với khách hàng, đối tác, đại lý bên ngoài, v.v."

Trong mạng lưới tương tác rộng lớn này, các PMT thường không có thẩm quyền ra lệnh trực tiếp, do đó giao tiếp là công cụ tốt nhất giúp họ đạt được kết quả mong muốn. Kabir nhấn mạnh rằng những kỹ năng này không chỉ hữu ích trong công việc mà còn là những kỹ năng nền tảng trong cuộc sống, mang lại lợi ích tích lũy theo thời gian.

Tại Amazon, giao tiếp bằng văn bản đóng vai trò trung tâm nhờ vào văn hóa viết đặc trưng của công ty. Kabir trích dẫn quan điểm của Jeff Bezos: “Viết tài liệu buộc các nhà lãnh đạo sản phẩm phải rèn luyện tư duy rõ ràng hơn”.

Kabir chia sẻ một số lời khuyên quan trọng để giao tiếp bằng văn bản hiệu quả:

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Nêu rõ mục đích của tài liệu để hướng dẫn người đọc diễn giải.
• Đề ra bối cảnh: Cung cấp thông tin cơ bản cần thiết, đặc biệt là cho các lãnh đạo có thể thiếu bối cảnh đầy đủ.
• Hãy thật cụ thể: Tránh dùng các tuyên bố mơ hồ và những từ ngữ “mập mờ” như “rất” hoặc “đáng kể”.
• Sử dụng giọng chủ động: Điều này giúp câu ngắn gọn hơn và có sức tác động hơn.
• Hãy thật súc tích: “Dài dòng không phải là một đức tính tốt”, Kabir nhấn mạnh. Cố gắng viết câu ngắn hơn và ít từ hơn.
• Chứng minh các khẳng định bằng dữ liệu: Sử dụng dữ liệu định lượng hoặc định tính để củng cố quan điểm của bạn.

Văn hóa viết của Amazon đóng vai trò trung tâm trong cách chúng tôi làm việc và các tài liệu viết là cơ sở cho mọi quyết định kinh doanh. Kabir mô tả quy trình bảy bước chi tiết để viết tài liệu hiệu quả, điều đã giúp ích cho ông trong suốt sự nghiệp:

• Đề ra kỳ vọng: Nhận thức được rằng viết một tài liệu chất lượng cao cần có thời gian.
• Phác thảo dàn ý: Tạo một khung sườn cơ bản hoặc một bản Thông cáo báo chí (PR)/Câu hỏi thường gặp (FAQ) ngắn (hai đến ba đoạn) để chia sẻ ý tưởng nhằm nhận phản hồi sớm.
• Thu thập dữ liệu: Thu thập cùng lúc thông tin chi tiết, nghiên cứu người dùng và các thông tin liên quan khác.
• Viết bản nháp đầu tiên: Viết suy nghĩ của bạn ra giấy mà không cần lo lắng về độ dài.
• Chỉnh sửa và cắt gọt: Rút gọn bản nháp xuống độ dài phù hợp.
• Chia sẻ và đánh giá: Chia sẻ với nhóm của bạn và các bên liên quan đáng tin cậy để nhận phản hồi.
• Tiếp thu phản hồi: Suy ngẫm về những góp ý đã nhận được và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết.

Kabir nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bắt đầu sớm để có đủ thời gian thực hiện quá trình này một cách kỹ lưỡng. Ông cũng đề cao giá trị của việc tìm kiếm phản hồi từ đồng nghiệp và các bên liên quan trong suốt quá trình viết.

Giao tiếp bằng lời nói cũng quan trọng không kém và là công cụ mạnh mẽ để xây dựng mối quan hệ và sự hòa hợp - điều này rất quan trọng đối với các PMT trong môi trường ma trận như Amazon Ads. Kabir đề xuất cuốn “Cues: Master the Secret Language of Charismatic Communication” (tạm dịch - Tín hiệu: Nắm vững bí quyết giao tiếp lôi cuốn) của Vanessa Van Edwards, cuốn sách chia giao tiếp lôi cuốn thành hai thành phần chính:

• Sự ấm áp: Thể hiện thái độ hợp tác, kiên nhẫn và đồng cảm.
• Năng lực: Xuất hiện với hình ảnh ấn tượng, quyền lực và đáng tin cậy.

Van Edwards cho rằng mục tiêu là cân bằng giữa hai yếu tố này: vừa “đáng tin cậy, thân thiện và dễ mến” nhưng vẫn thể hiện “có năng lực, thông minh và quyền lực”. Khả năng giao tiếp bằng lời nói xuất sắc giúp PMT có thể tạo ảnh hưởng mà không cần thẩm quyền ra lệnh. Điều này cho phép họ nêu rõ quan điểm và thuyết phục người khác đi theo hướng suy nghĩ của mình.

Kabir cũng nhấn mạnh trách nhiệm của người truyền đạt khi nói rằng: “Trách nhiệm nằm ở người truyền đạt chứ không phải người nghe”. Nhiệm vụ của tôi là hiểu bối cảnh, đọc vị tình huống và nhìn nhận xem phong cách giao tiếp nào là phù hợp nhất. Tôi đang nói chuyện với một nhóm quản lý sản phẩm hay đang trình bày trước ban lãnh đạo cấp cao? Mỗi nhóm sẽ quan tâm đến điều gì nhất? Tôi có trách nhiệm đảm bảo rằng lời truyền đạt của mình phù hợp với đối tượng mà tôi đang nói chuyện và họ hiểu những gì tôi nói”.

Nhờ nắm vững những khía cạnh này của giao tiếp bằng lời nói, các PMT có thể nâng cao đáng kể hiệu quả trong việc điều hướng bối cảnh phức tạp của vai trò này.

Kabir nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc giao tiếp hiệu quả với ban lãnh đạo và chỉ ra rằng các Phó chủ tịch, Phó chủ tịch cấp cao và Giám đốc phải đọc rất nhiều tài liệu và email mỗi ngày, vì vậy cách giao tiếp cần rõ ràng và hiệu quả. “Trong số tất cả các bên liên quan, các lãnh đạo đánh giá cao cách giao tiếp ngắn gọn, trực tiếp và đúng trọng tâm. Giao tiếp rõ ràng cho phép bạn thể hiện chuyên môn và kiến

thức về sản phẩm của mình, đồng thời có thể tác động đến quyết định và nhận được sự ủng hộ cho các sáng kiến

của bạn”.

Kabir đưa ra những lời khuyên sau đây để giao tiếp với ban lãnh đạo:

• Tự tin: Duy trì giao tiếp bằng mắt và nhớ rằng bạn là chuyên gia về sản phẩm của mình.
• Nói một cách thấu đáo: Nhấn mạnh những điểm chính và điều chỉnh cách giao tiếp để truyền tải hiệu quả thông điệp của bạn.
• Phản hồi thay vì phản ứng: Dành thời gian để nghiền ngẫm các câu hỏi trước khi trả lời.
• Súc tích và trực tiếp: Lưu ý rằng thời gian của các lãnh đạo rất hạn chế.
• Hãy thực hiện theo quy trình bốn bước sau đây: Lắng nghe, hiểu, phản hồi, sau đó giải thích (không bắt buộc).

Ông cũng nêu bật những lỗi phổ biến cần tránh:

• Không trả lời câu hỏi được đặt ra
• Để ý chính bị chôn vùi trong phần giao tiếp bằng văn bản
• Phản ứng ngay thay vì dừng lại suy nghĩ trước khi phản hồi

“Là một PMT, cách bạn giao tiếp với ban lãnh đạo thường đại diện cho công việc và nỗ lực của cả nhóm”, Kabir giải thích, “vì vậy, cách bạn truyền đạt có thể có tác động lớn đến sự thành công của sản phẩm”.

Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng cần học, và Amazon cung cấp nhiều nguồn lực mà PMT có thể sử dụng để trau dồi những kỹ năng này. “Amazon đang đầu tư đáng kể vào việc giúp chúng tôi trở thành những người giao tiếp tốt hơn”, Kabir cho biết. “Viết không phải là kỹ năng bẩm sinh; đó là một kỹ năng được học, nhưng bạn phải thực hành và tận dụng tất cả các công cụ sẵn có”.

Bằng cách trau dồi cả kỹ năng giao tiếp bằng văn bản lẫn lời nói, các PMT có thể gây ảnh hưởng một cách hiệu quả mà không cần thẩm quyền ra lệnh, gắn kết các nhóm đa dạng và thúc đẩy các sản phẩm có tác động, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

Như Kabir kết luận: “Hãy nhớ rằng, không ai trong chúng ta sinh ra đã là người giao tiếp hiệu quả. Đây là kỹ năng mà mọi người, từ sinh viên mới tốt nghiệp đến Jeff Bezos, đều đã học được trong suốt quá trình phát triển”.