Produkthantering som höjer ribban: Lär dig kommunikationsstrategier med Kabir Bedi

På Amazon Ads är effektiv kommunikation inte bara en färdighet, det är en hörnsten för att bli framgångsrik som teknisk produktchef (PMT). I den här artikeln, som ingår i serien ”Produkthantering som höjer ribban”, tittar vi närmare på vikten av kommunikation för rollen som PMT. Den förmedlar insikter från Kabir Bedi, PMT-chef med 11 års erfarenhet av olika roller på Amazon, bland annat tre år på Amazon Ads.

”Som produktchefer kommunicerar vi hela tiden och med många olika intressenter. Jag tror att vi kommunicerar oftare än vi sover under hela livet”, skämtar Kabir. Han menar att kommunikation är ännu viktigare för PMT:er i teknikföretag på grund av det breda spektrum av inflytande som de behöver ta hänsyn till.

”PMT:er kommunicerar över ett mycket brett område – uppåt med ledning, med kollegor på samma nivå, med egna ingenjörs- och designteam, med PMT:er i samma eller andra team och även externt med kunder, klienter, byråer osv.”

Detta stora nätverk av interaktioner ska oftast hanteras utan en tydlig auktoritet och därför är kommunikation PMT:ns bästa verktyg för att uppnå önskade resultat. Kabir betonar att dessa färdigheter, förutom att de är användbara i arbetssituationer, också är grundläggande livskunskaper som ger samlade resultat över tid.

På Amazon står skriftlig kommunikation i centrum på grund av företagets unika skrivkultur. Kabir bekräftar att ”Jeff Bezos säger att skrivande tvingar produktledare att utveckla tydligare tankar.”

Kabir bjuder på flera viktiga tips för effektiv skriftlig kommunikation:

• Formulera ett tydligt mål: Specificera syftet med dokumentet för att vägleda läsaren under tolkningen.
• Ange sammanhanget: Ge nödvändig bakgrundsinformation, särskilt för ledning som inte har hela sammanhanget klart för sig.
• Var specifik: Undvik vaga uttalanden och ”svävande ord” som ”mycket” eller ”signifikant.”
• Använd aktiv form: Det hjälper till att få meningarna kortare och mer effektfulla.
• Var kortfattad: ”Mångordighet är inte en dygd”, betonar Kabir. Sikta på kortare meningar och färre ord.
• Backa upp påståenden med fakta: Använd kvantitativa eller kvalitativa uppgifter som stöd för det du vill förmedla.

Amazons skrivkultur är central för vårt sätt att arbeta, och skriftliga dokument ligger till grund för alla affärsbeslut. Kabir beskriver en detaljerad process i sju steg för att skriva effektiva dokument som har varit till hjälp under hans karriär:

• Skapa rätt förväntningar: Inse att det tar tid att skriva ett dokument av hög kvalitet.
• Gör en disposition: Skapa en grundläggande struktur eller mini-PRFAQ (två till tre stycken) för att få andras feedback på dina idéer tidigt.
• Sammanställ fakta: Sammanställ insikter, användarundersökningar och annan relevant information samtidigt.
• Skriv det första utkastet: Skriv ned dina tankar på papper och bry dig inte om längden.
• Redigera och radera: Trimma utkastet till lämplig längd.
• Be om åsikter och granska: Dela utkastet med ditt team och betrodda intressenter och be om feedback.
• Infoga feedbacken: Reflektera över erhållna kommentarer och gör nödvändiga ändringar.

Kabir betonar vikten av att börja tidigt för att ha tid för den grundliga processen och han understryker värdet av att be om feedback från kollegor och intressenter under hela skrivresan.

Verbal kommunikation är lika viktigt och är ett kraftfullt verktyg för att skapa samförstånd och relationer – vilket är av avgörande betydelse för PMT:er i en matrisorganisation som Amazon Ads. Kabir rekommenderar boken ”Cues: Master the Secret Language of Charismatic Communication” av Vanessa Van Edwards, som delar upp karismatisk kommunikation i två huvudkomponenter:

• Värme: Framstå som samarbetsvillig, tålmodig och empatisk.
• Kompetens: Verka imponerande, stark och pålitlig.

Van Edwards menar att målet är att hitta en balans mellan dessa två delar, att vara ”pålitlig, vänlig och sympatisk” och samtidigt ”kapabel, smart och stark.” Utmärkt verbal kommunikation är av avgörande vikt för att kunna påverka utan att vara auktoritär och medför att PMT:er kan formulera sina synpunkter och få andra med på tåget.

Kabir betonar också kommunikatörens ansvar och säger: ”Ansvaret ligger på personen som kommunicerar och inte på mottagaren. Det är mitt jobb att förstå, läsa av rummet och se vilken kommunikationsstil som är mest lämplig. Pratar jag med en grupp produktchefer eller håller jag en presentation för högre ledningen? Vad skulle varje grupp vara mest intresserad av? Det är mitt ansvar att anpassa min verbala kommunikation efter målgruppen som jag pratar med och se till att de förstår vad jag säger.”

Genom att behärska dessa aspekter av verbal kommunikation kan PMT:er effektivisera sin navigering i rollens komplexa landskap avsevärt.

Kabir lyfter vikten av effektiv kommunikation med ledningen och betonar att VP:er, SVP:er och chefer läser en mängd dokument och e-postmeddelanden varje dag, så det är viktigt att kommunicera tydligt och effektivt med dem. ”Ledare uppskattar kortfattad, direkt och saklig kommunikation. Med tydlig kommunikation kan du visa upp din expertis och dina kunskaper om produkten, vilket kan hjälpa till att påverka beslut och bidra till att du får stöd för dina initiativ.”

Kabir har följande tips för att kommunicera med ledningen:

• Var självsäker: Håll ögonkontakt och kom ihåg att du är ämnesexperten på din produkt.
• Tala eftertänksamt: Betona viktiga punkter och anpassa kommunikationen för att förmedla ditt budskap.
• Svara, reagera inte: Ta dig tid att tänka över frågor innan du svarar.
• Var kortfattad och direkt: Tänk på att ledningen har ont om tid.
• Följ denna process i fyra steg: Lyssna, förstå, svara och förklara sedan eventuellt.

Han lyfter också fram vanliga fallgropar att undvika:

• Inte svara på frågan
• Begrava ledningen i skriftlig kommunikation
• Reagera istället för att pausa och tänka efter innan du svarar

”Som PMT representerar du ofta hela teamets arbete och ansträngningar vid kommunikationen med ledningen”, förklarar Kabir, ”så hur du kommunicerar kan potentiellt få stor inverkan på hur framgångsrik produkten blir.”

Effektiv kommunikation är en inlärd färdighet, och Amazon erbjuder flera resurser som PMT:er kan använda sig av för att finslipa denna färdighet. ”Amazon investerar en hel del i att hjälpa oss att bli bättre kommunikatörer”, konstaterar Kabir. ”Att skriva är inte en färdighet som man föds med, det är en inlärd färdighet, men man måste öva på den och dra nytta av de tillgängliga verktygen.”

Genom att finslipa både skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga kan PMT:er påverka effektivt utan auktoritet, samordna team och skapa effektfulla produkter som kunderna gillar.

Avslutningsvis säger Kabir: ”Kom ihåg att ingen av oss föddes till en effektiv kommunikatör. Det är en färdighet som alla, från nyutexaminerade högskolestudenter till Jeff Bezos, har lärt sig längs vägen.”